Gemeenschappelijk vervoer van het personeel fiscaal bekeken

Wist u dat u een interessante fiscale incentive kan krijgen als u gemeenschappelijk vervoer organiseert voor uw personeel? U kan 120 % van de kosten die u hiervoor maakt, aftrekken. Ja, u leest het goed: u kan meer kosten aftrekken dan u in werkelijkheid heeft gemaakt.

Welk vervoer?

De regeling geldt voor het gemeenschappelijk vervoer dat u dat u als werkgever (eventueel samen met andere werkgevers) organiseert voor uw personeelsleden tussen hun woonplaats en hun plaats van tewerkstelling. Het vervoer kan met eigen voertuigen van de onderneming plaatsvinden, of kan aan een externe firma worden toevertrouwd (bv. busmaatschappij).

Met welke voertuigen?

Volgens de tekst van de wet moet het vervoer gebeuren met minibus, autobus of autocar. Een ‘minibus’ is elke auto gebouwd voor het vervoer van personen, die bij gebruik voor het bezoldigde vervoer van personen, ten hoogste acht plaatsen mag bevatten, zonder die van de bestuurder, en die voorzien is van een carrosserie van hetzelfde type als dat van lichte vrachtauto’s of autobussen.

De administratie stelt zich evenwel soepel op en aanvaardt dat het gemeenschappelijk vervoer gebeurt met eender welk voertuig dat geschikt is voor het vervoer van minimum twee personen. Met andere woorden ook een gewone personenauto komt in aanmerking.

Welke kosten?

De volgende kosten komen in aanmerking voor de aftrek van 120 %:

  • als de onderneming het vervoer doet met eigen voertuigen: alle kosten die rechtstreeks in verband staan met die voertuigen, o.a. brandstofkosten, afschrijvingen, onderhoud en herstelling, verkeersbelasting, verzekering, prijs van huren of leasen;
  • als de onderneming een beroep doet op een externe vervoersmaatschappij: de vergoeding voor de diensten van de vervoersmaatschappij.

De kosten zijn 120 % aftrekbaar voor zover de echtheid en het bedrag van de kosten worden bewezen, de kosten rechtstreeks betrekking hebben op deze voertuigen en in rechtsreeks verband staan met het vervoer van het personeel.

Als een voertuig naast het gemeenschappelijk gebruik ook wordt aangewend voor andere verplaatsingen is de kostenaftrek van 120 % slechts van toepassing op het gedeelte dat voor het gemeenschappelijk vervoer wordt gebruikt. Het gedeelte dat voor andere verplaatsingen wordt gebruikt, valt onder de gewone aftrekbeperking (voor vennootschappen in functie van de CO2-uitstoot van het voertuig).