februari, 2015

 

De forfaitaire kostenvergoedingen van de RSZ

Vergoedingen van “kosten eigen aan de werkgever” die u terugbetaalt aan uw werknemer, zijn niet belastbaar en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen. Voor kleine en moeilijk bewijsbare kosten kan u een beroep doen op de richtlijnen van de RSZ die voor verschillende kosten een forfaitaire raming aanvaardt.

Sociaal loonbegrip

Het begrip loon is een belangrijk begrip in de sociale zekerheid. Op het brutoloon van de werknemer moeten socialezekerheidsbijdragen worden betaald. Uit het loonbegrip zijn uitgesloten – en bijgevolg niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen – de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen. Het gaat hier uitsluitend om kosten die worden veroorzaakt door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bv. verplaatsingskosten, telefoonkosten, maaltijdkosten).

De RSZ beschouwt een kostenvergoeding niet als loon als: 1° die vergoeding een werkelijke kostenvergoeding is die geen verrijking van de werknemer inhoudt; 2° de terugbetaling van de vergoeding gebeurt op basis van de reële kosten of op basis van een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke omvang van de uitgaven; en 3° u verplicht bent om de kosten aan de werknemer terug te betalen.

Reële kosten of forfait

De terugbetaling van de kostenvergoeding kan gebeuren op basis van de reële kosten of op basis van een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke waarde van de uitgaven. Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn via verantwoordingsstukken worden veelal op een forfaitaire wijze terugbetaald. De RSZ aanvaardt dit op voorwaarde dat u het gehanteerde forfait kan verantwoorden aan de hand van bewijsstukken of elk ander bewijsmiddel (met uitzondering van de eed). De echtheid van de kosten kan u aantonen aan de hand van geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst.

Onkostentabel RSZ

De RSZ heeft in 2010 een tabel samengesteld met verschillende posten waarvoor ze een forfaitaire raming aanvaardt. Deze tabel is opnieuw aangepast. De bedragen zijn maximumbedragen. Zijn de gemaakte kosten groter dan de forfaitaire bedragen, dan mag u de werkelijke kosten bewijzen. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen zijn verschuldigd.
De forfaitaire kostenvergoedingen mogen ook geen kosten dekken waarvan de terugbetaling al op een andere wijze gebeurt.
Beide systemen (reëel en forfaitair) mag u ook niet samen gebruiken voor éénzelfde type van kosten.

Enkele voorbeelden uit de administratieve instructies van de RSZ (2014/04).

Kosten voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto of de fiets.
Bedrag forfait: 0,3468 euro per km (auto) en 0,22 euro per km (fiets).
Voorwaarden: u mag niet de eigenaar zijn van het voertuig of het voertuig mag niet door u worden gefinancierd. De forfaits omvatten “alle” kosten, zowel het onderhoud als de verzekering en de brandstof.

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers (werknemers die verplicht zijn zich tijdens de werkdag gedurende minimum vier opeenvolgende uren te verplaatsen).
Bedrag forfait: 10 euro per dag en een maaltijdvergoeding van 6 euro per dag.
Voorwaarden: uw werknemers kunnen geen gebruik maken van sanitaire en andere faciliteiten in de onderneming of op de meeste werven en kunnen niet anders dan een maaltijd buitenshuis gebruiken.

Bureaukosten voor werknemers die een deel van hun werk thuis doen.
Bedrag forfait: 117,27 euro per maand. Dit bedrag dekt de kosten voor o.m. verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap.
Voorwaarden: de werknemers moeten structureel en op regelmatige basis een deel van hun arbeidstijd thuis presteren en in hun woning daarvoor een ruimte inrichten. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functieomschrijving duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuiswerken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur betekent dit dat de thuis gepresteerde uren moeten meetellen om te zien of zij de maximale arbeidsduur niet overschrijden.

Kosten verbonden aan de auto (garage, parking, carwash).
Bedrag forfait: 50 euro per maand (garage), 15 euro per maand (parking) en 15 euro per maand (carwash).
Voorwaarden: het voertuig wordt hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt.
Als u de stalling in een garage eist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan, dan moet die verplichting aan alle werknemers in dezelfde toestand worden opgelegd.

Kosten verbonden aan pc en internet.
Bedrag forfait: 20 euro per maand voor een pc en 20 euro per maand voor internet.
Voorwaarden: de werknemer gebruikt zijn eigen pc en/of internetverbinding voor professionele doeleinden en op regelmatige basis (d.w.z. 1 dag/week, meerdere keren een paar uur/week, één week elke maand, …); en u komt op geen andere manier tussen in deze kosten (bv. door een deel van de aankoopprijs van de pc ten laste te nemen).

Fiscaal loonbegrip

Let op. Het loonbegrip in de sociale zekerheid is niet hetzelfde als het fiscaal loonbegrip. Een aantal bedragen vinden we terug bij de fiscus (bv. de kosten voor binnenlandse dienstreizen of de kosten die verbonden zijn aan het beroepsmatig gebruik van de eigen wagen van de werknemer). Voor andere uitgavenposten (bv. bureaukosten) moet u een (in)formeel akkoord sluiten met de fiscus. Omdat elke kostenvergoeding controleerbaar moet zijn, moet u ze vermelden op de fiscale fiches.

Gevolgen herkwalificatie tot loon

De herkwalificatie tot loon heeft verregaande gevolgen. De RSZ en de fiscus kunnen drie jaar teruggaan in de tijd. Bij fraude wordt die termijn voor de fiscus met twee jaar verlengd.
Op sociaal gebied riskeert men naast een bijdrageopslag en verwijlinteresten op jaarbasis, ook een sanctie voor onvolledige of onjuiste aangifte.
Op fiscaal gebied zal men de aftrek als beroepskost verwerpen en riskeert u een aanslag geheime commissielonen op niet of niet-correct opgestelde loonfiches. De werknemer krijgt een herziening in de personenbelasting.

Komt u in aanmerking voor het verlaagd tarief in de vennootschapsbelasting?

Het basistarief van de vennootschapsbelasting bedraagt 33 %, verhoogd met de aanvullende crisisbelasting van 3 % komt dat neer op 33,99 %.

Vennootschappen die een beperkt belastbaar inkomen hebben, kunnen evenwel genieten van het verlaagd opklimmend tarief. Komt uw vennootschap in aanmerking voor dit (gunst)tarief of wordt u uitgesloten? 

De regel

Als een vennootschap een belastbaar inkomen heeft van maximum 322.500 euro, heeft ze recht op het verlaagd opklimmend tarief dat werkt met ‘schijven’, waarbij het inkomen steeds hoger belast wordt naarmate het stijgt:

  • op de schijf van 0 tot 25.000 euro: 24,25 %;
  • op de schijf van 25.000 tot 90.000 euro: 31 %;
  • op de schijf van 90.000 tot 322.500 euro: 34,5 %.

Deze schijven worden NIET jaarlijks geïndexeerd. Op de aldus berekende belasting moet nog de aanvullende crisisbijdrage worden betaald.

De uitsluitingen

Sommige vennootschappen worden expliciet van de toepassing van het verlaagd opklimmend tarief uitgesloten.

1. Financiële vennootschappen

Vennootschappen die aandelen bezitten waarvan de beleggingswaarde hoger is dan 50 % van de gerevaloriseerde waarde van het gestort kapitaal of dan de som van het gestort kapitaal, de belaste reserves en de geboekte meerwaarden. Bedoeling hiervan is holdings van het verlaagd tarief uit te sluiten.

Bij de berekening van deze 50 %-grens, wordt geen rekening gehouden met:

  • de aandelen die de vennootschap enkel in vruchtgebruik heeft;
  • de aandelen die minstens 75 % vertegenwoordigen van het gestort kapitaal van de vennootschap die ze heeft uitgegeven. Vennootschappen die zo’n grote deelneming hebben in een andere vennootschap doen dat immers niet als belegging, maar om via die andere vennootschap een activiteit uit te oefenen.

2. Vennootschappen in het bezit van andere vennootschappen

Ook vennootschappen waarvan de aandelen voor meer dan de helft in het bezit zijn van (een) andere vennootschap(pen), worden uitgesloten. Dit is in feite een antimisbruikregel. De wetgever wil hiermee vermijden dat een vennootschap die eigenlijk aan het gewoon tarief zou moeten worden onderworpen, zich kunstmatig opsplitst in kleinere vennootschappen die van het verlaagd tarief zouden kunnen genieten.

3. Vennootschappen met een dividenduitkering boven de 13 %

Vennootschappen die dividenden uitkeren voor meer dan 13 % van het gestort kapitaal, komen evenmin in aanmerking voor het verlaagd tarief.

Voorbeeld

Vennootschap X met een gestort kapitaal van 100.000 euro keert in 2014 voor 15.000 euro dividenden uit. De 13 %-grens is overschreden. X komt niet in aanmerking voor het verlaagd tarief.

4. Vennootschappen die hun zaakvoerder een te kleine bezoldiging betalen

Vennootschappen die niet aan ten minste één zaakvoerder een minimumbezoldiging betalen, hebben geen recht op de toepassing van het verlaagd tarief. De bezoldiging die ze ten minste moeten betalen (om wel van het tarief te genieten) bedraagt:

  • 36.000 euro als de vennootschap zelf minstens een belastbaar inkomen heeft van 36.000 euro;
  • het bedrag van het belastbaar inkomen als de vennootschap zelf minder dan 36.000 euro belastbaar inkomen verwerft.

Het gaat hier over brutobezoldigingen. Het bedrag moet aan één zaakvoerder betaald worden. Een vergoeding betalen van 18.000 euro elk aan twee zaakvoerders voldoet niet aan deze voorwaarde.

Onder het belastbaar inkomen van de vennootschap wordt begrepen: het inkomen na aftrek van de uitbetaalde bezoldiging. Dus als een vennootschap 25.000 euro winst heeft en 10.000 euro loon betaalt aan de zaakvoerder heeft ze nog een belastbaar inkomen van 15.000 euro.

Voorbeeld

Vennootschap X heeft voor het uitbetalen van de bezoldiging een belastbaar inkomen van 40.000 euro:

  • X betaalt aan zaakvoerder Y een bezoldiging van 12.000 euro: geen recht op verlaagd tarief, want de bezoldiging (12.000 euro) is lager dan het belastbaar inkomen na de betaling van de bezoldiging (28.000 euro);
  • X betaalt aan zaakvoerder Y een bezoldiging van 20.000 euro: recht op verlaagd tarief, want de bezoldiging (20.000 euro) is ten minste gelijk aan het belastbaar inkomen na de betaling van de bezoldiging (20.000 euro);
  • X betaalt aan zaakvoerder Y een bezoldiging van 37.5000 euro: recht op verlaagd tarief, want de bezoldiging bedraagt ten minste 36.000 euro. Het belastbaar inkomen van de vennootschap na toekennen van de bezoldiging (2.500 euro) is niet meer van belang.

Erkende beleggingsvennootschappen en pensioeninstellingen

Ten slotte zijn ook erkende beleggingsvennootschappen en pensioeninstellingen uitgesloten.

limiet voor cashbetalingen blijft op 3.000 euro

De limiet voor cashbetalingen blijft op 3.000 euro en zal dus niet worden opgetrokken naar 7.500 euro zoals in december voorgesteld door Staatssecretaris voor Fiscale Fraudebestrijding Elke Sleurs.

Geregistreerde kassa voor horeca eindelijk in werking

Op 1 januari is het geregistreerd kassasysteem (GKS) voor de horeca eindelijk in werking getreden. In deze bijdrage focussen we op de vraag welke horeca-uitbaters er nu precies moeten meewerken.

De 10 %-regel bepaalt welke horeca-exploitanten aan het GKS zijn onderworpen

De geregistreerde kassa moet worden gebruikt door horeca-uitbaters die ‘regelmatig’ maaltijden verstrekken. Dus niet alle horeca-gelegenheden moeten het gebruiken. U merkt meteen al dat het gaat om wie regelmatig maaltijden verstrekt. Een café waar enkel kan worden gedronken, blijft dan ook buiten het toepassingsgebied van het GKS. Kunnen wel vallen onder het systeem: restaurants en cateraars. ‘Restaurants’ wordt hier in de ruime zin gebruikt en omvat dus ook bistro’s, tavernes, broodjeszaken, …

De vraag is dan natuurlijk wat er moet worden verstaan onder “regelmatig maaltijden verstrekken”. Daarvoor werd de 10 %-regel ingevoerd.

Hoe nagaan of de drempel van 10 % werd overschreden?

Eerst moet er een verschil gemaakt worden tussen (1) restaurant- en cateringdiensten aan de ene kant en (2) alle horeca-activiteiten in de ruime zin aan de andere kant. Het aanbieden van dranken en meeneemmaaltijden valt niet onder (1), maar wel onder (2).

Vervolgens wordt de verhouding berekend van de omzet uit (1) restaurant- en cateringactiviteiten tot (2) de totale omzet uit alle horeca-activiteiten. Als de omzet uit de (1) meer bedraagt dan 10 % van (2) de totale omzet uit alle horeca-activiteiten, is er sprake van “regelmatig maaltijden verstrekken” en wordt het GKS verplicht.

Meer zelfs: eens deze drempel is overschreden moet de uitbater van de horecazaak voor alle horeca-activiteiten (dus ook voor verkoop van drank en meeneemmaaltijden) een kasticket van een GKS uitreiken. Het is dus niet zo dat enkel de echte restaurant- en cateringdiensten dan aan de GKS zouden zijn onderworpen.

Voorbeeld

In broodjeszaak Panino kunnen zowel broodjes afgehaald worden, als ter plekke worden genuttigd. De verkoop van broodjes en snacks voor consumptie ter plaatse is een restaurantactiviteit die valt onder (1). Alle andere activiteiten (broodjes die afgehaald worden, drinken bij de broodjes en snacks) vallen niet onder (1) maar worden wel opgenomen in de totale omzet (2).
Uit broodjes ter plaatse opgegeten (1) haalt Panino: 3.000 EUR omzet.
De totale omzet (2) van Panino komt uit de verkoop van broodjes om mee te nemen, broodjes om ter plaatse te nuttigen en drank en bedraagt 12.000 EUR.
De verhouding van (1) tot (2) = 3.000/12.000 of 25 %. Panino overschrijdt dus de 10 %-drempel en moet het GKS gebruiken en daarmee kastickets uitreiken aan haar klanten.

Enkele gevallen die niet aan het systeem zijn onderworpen

Voor sommige horecazaken, of leveranciers van catering- en restaurantdiensten is het praktisch niet mogelijk om met het GKS te werken. Voor hen is het teveel administratieve rompslomp en voorziet de wet een uitzondering. 

  • verkoopautomaten voor verkoop van drank en voeding;
  • verkopen van voeding aan boord van vliegtuigen, schepen en treinen voor internationaal passagiersvervoer;
  • bedrijfskantines als ze aan de volgende voorwaarden voldoen: (i) het bedrijf exploiteert zelf geen horecagelegenheid, (ii) het restaurant is enkel toegankelijk tijdens de werkuren van en (iii) het is enkel toegankelijk voor personeelsleden, voor personeel van gelieerde ondernemingen en in beperkte mate (maximum 5 %) genodigden;
  • foorkramers: de tolerantie die er al was, blijft bestaan.

Voordeel alle aard bedrijfswagens wordt iets duurder in 2015

Één van de elementen om het voordeel van alle aard voor bedrijfswagens te berekenen is het CO2-percentage. Het CO2-percentage wordt bepaald in functie van de referentie-uitstoot. Een hogere CO2-uitstoot betekent een mindere propere wagen en een hoger voordeel van alle aard. De referentie-uitstoot wordt elk jaar bij koninklijk besluit vastgelegd. Ook in 2015 daalt de referentie-uitstoot een beetje, waardoor het CO2-percentage stijgt en het voordeel duurder wordt.

Het voordeel van alle aard wordt berekend volgens de formule:

Catalogusprijs x CO2-percentage x 6/7 x leeftijdsfactor.

Het CO2-percentage en de referentie-uitstoot

Het CO2-basispercentage van 5,5 % is gekoppeld aan de referentie-uitstoot. Naar gelang het voertuig vervuilender is dan de referentie-uitstoot, stijgt het percentage; naar gelang het voertuig milieuvriendelijker is, daalt het percentage.

Deze referentie-uitstoot wordt uitgedrukt in gram per kilometer en wordt elk jaar bij KB vastgesteld. Zo kan de regering inspelen op het feit dat wagens steeds milieuvriendelijker worden, door de referentie-uitstoot te verlagen.

Per gram CO2 per kilometer meer uitstoot, zal het basispercentage stijgen met 0,1 %.

Hoe lager dus de referentie-uitstoot wordt vastgelegd, hoe groter de kans dat uw bedrijfswagen in werkelijkheid meer uitstoot: hierdoor zal het CO2-percentage in de formule stijgen en zal uw wagen dus duurder worden.

De referentie-uitstoot voor 2015

  • voor dieselwagens: 91 gr./km (in 2014: 93 gr./km)
  • voor benzine, LPG en aardgas: 110 gr./km (in 2014: 112 gr./km).

Hoeveel wordt mijn wagen duurder in 2015?

Een nieuwe wagen van 40.000 EUR, met benzinemotor en een uitstoot van 125 gr./km.

In 2014 bedraagt het CO2-percentage: 5,5 % + 1,3 % (want 13 gram meer uitstoot dan de referentie-uitstoot van 112 gr./km) = 6,8 %.

Het voordeel bedraagt dan 40.000 × 6,8 % × 6/7 × 100 % = 2.331,43 EUR.

In 2015 bedraagt het CO2-percentage: 5,5 % + 1,5 % (want 15 gram meer uitstoot dan de referentie-uitstoot voor 2015 van 110 gr./km) = 7,0 %.

Het voordeel bedraagt dan 40.000 × 7,00 % × 6/7 × 100 % = 2.400,00 EUR.

Als we abstractie maken van de leeftijdscorrectie (dus opnieuw uitgaan van een nieuwe wagen, hetzelfde model, zelfde uitstoot) kost de bedrijfswagen u dit jaar net geen 70 EUR meer. U betaalt dus 3 % meer dan vorig jaar. Gemiddeld zal wie met een bedrijfswagen ook privé rondrijdt 2,5 tot 5 % meer betalen in 2015.

Aangezien de wagen echter ondertussen een jaar oud is, mag wel de leeftijdscorrectie toegepast worden. Die bedraagt 6 % per jaar. Als we daar ook rekening mee houden, bedraagt het voordeel voor 2015 : 40.000 × 6,8 % × 6/7 × 94 % = 2.256,00 EUR.

Nota Bene

Als u met uw wagen al aan het hoogste mogelijke voordeel zat (benzinewagen met uitstoot van meer dan 237 gr./km of dieselwagen met uistoot van meer dan 218 gr./km), gaat u niet nog meer betalen.